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日志

 
 

曾妍航--由会议筹备所想(1403-3)  

2014-03-24 11:27:38|  分类: 办公室-曾妍航 |  标签: |举报 |字号 订阅

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说起开会,大家都不陌生,脑海里首先会呈现或多或少的人员正襟危坐,就某些工作进行安排、部署、交流、讨论的场景。上到刚刚闭幕的全国“两会”,下到各级党政机关、各类企事业单位召开的大大小小的工作会议,其数量不胜枚举,内容包罗万象,形式不拘一格。但凡有着明确主题的每个会议,必有一个会议组织者,而不是大家散坐在一起,天南海北侃,那是聊天。我来天问后,经历了很多会议,身份也在不断变化:有些是列席加记录,有些是组织者,有些是主持人,还有些是受会者。虽然会议的内容不同,但能感觉所有会议召开的背后都经历了准备的过程,从时间、通知、议程、材料诸多方面。集团办成立后,先后筹备了多次会议,特别是股东大会、中层干部会议、理事会议这类重要的会议,有的甚至需要几个月的酝酿和准备,只为了最终正式开会的一两天或者几个小时的展示。近期筹备的一个理事会议,让我对开会又有了更深的认识。

眼看着三月就快结束了,作为办公室,该筹备召开理事会了。为了保证到会率,通过查询理事们的工作日程安排,确定能全员参加会议的只有两天,便将其中的一天定为会议时间,准备通知参会人员时,得知正好轮到学部放月假,那唯有余下的一天了。突然又想起,这天有好几个组要进行校庆督查,督查组成员和理事会参会人员有部分交叉,这样一算没时间了。怎么办?只好告知督查组人员更改时间,服从理事会议。待基本定下来后,又途听原计划那天理事长要签一个合同,经过沟通,最终服从理事会议。仅仅一个会议时间,经过一次更改、两次协调,总算是完全落定了。

时间确定了,接下来是会议地点。开始习惯性定在夷陵,因为这边的理事和参会人员占多数。后来想起有学部提过三校区轮流开会的建议,考虑到集团跨点军、西坝、夷陵三地,相距较远,确需兼顾的实际情况,将会议地点圈在西坝和点军选择。分析两校的情况,点军校区初中教学楼正在重建,有必要借此机会实地调研,最终将地点定在宜昌天问初中,经过联系,得到了该校区的热烈响应和积极支持。

从筹备这次理事会议来看,确定时间和地点仅仅只是冰山一角,但要做好这项最基本的工作,也不可掉以轻心。办公室需要全面考虑各方实际情况,从服务大局出发,以促进工作、尽量兼顾为前提,将各种可能出现的问题超前预设,做到心中有数,并贯穿到整个过程中。对于接下来的议程确定和会议材料准备等环节,更要紧密联系议程人和参会单位,协助他们提供高质量的会议材料,提前分发到所有参会人员手中,以备大家提前思考、充分酝酿,确保会议的高效和成功。

办会工作作为各级办公室的基本职能,其办会水平是检验办公室工作的重要方面之一。办公室每项工作都看似简单,但要做好又不那么简单。就如筹备开好一个会,必须做到会前精心准备、会中精细服务、会后传达及时,将每个小环节当作一个大目标,认真研究,积累优化,力求极致,才能在平凡的会议筹备中彰显不平凡的功夫。这也是集团办一直在追求的目标。

 

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